Üniversitelerde faaliyet gösteren öğrenci kulüpleri, yıl boyunca eğitim, kültür, sanat, spor, sosyal sorumluluk ve kariyer alanlarında çok sayıda etkinlik düzenliyor. Özellikle geniş katılımlı organizasyonlarda salon, teknik ekipman, ulaşım, ikram, tanıtım materyalleri ve ödül gibi farklı ihtiyaçlar ortaya çıkabiliyor. Bu noktada kulüp etkinliklerinde sponsorluk, organizasyonun ihtiyaç duyduğu bazı ürün, hizmet veya mali kaynakların dış kurum ve kuruluşların desteğiyle karşılanmasına imkan sağlayabiliyor.
Sponsorluk süreci ise yalnızca bir firmaya etkinlik fikrini iletmekten ibaret görülmüyor. Sponsor adayının belirlenmesi, etkinliğin ve ihtiyaçların tanımlanması, teklif dosyasının hazırlanması, üniversitenin ilgili birimlerinden izin alınması ve sponsorluk koşullarının yazılı hale getirilmesi gerekiyor. Üniversitelerin uygulamaları arasında önemli farklılıklar bulunabiliyor. Örneğin Bilkent Üniversitesi kulüp ve toplulukların üniversite dışından kuruluşlarla belirli şartlar dahilinde sponsorluk sözleşmesi yapabileceğini belirtirken, İzmir Ekonomi Üniversitesi sponsorluk için Rektörlük izni ve sponsorluk sözleşmesi şartı getiriyor.
Etkinliğin İhtiyaçları Önceden Belirleniyor
Sponsorluk planlaması yapılmadan önce kulübün hangi ihtiyaçlar için desteğe ihtiyaç duyduğu belirleniyor. Bir konferans için konuşmacı ulaşımı ve ikram desteği gerekebilirken, bir film gösteriminde teknik ekipman, bir yarışmada ödül veya bir sosyal sorumluluk çalışmasında ürün desteği ön plana çıkabiliyor. İhtiyaçların netleştirilmesi, sponsor adaylarına sunulacak teklifin daha anlaşılır hazırlanmasına yardımcı oluyor.
Kulüp yönetiminin öncelikle etkinliğin toplam kapsamını değerlendirmesi gerekiyor. Etkinlikte hangi malzemelerin kullanılacağı, hangi hizmetlere ihtiyaç duyulacağı ve üniversitenin kendi imkanlarıyla hangi giderleri karşılayabileceği belirlendiğinde dışarıdan alınması gereken destek daha kolay ortaya çıkıyor. İstanbul Esenyurt Üniversitesi’nin etkinlik başvuru sürecinde de salon, araç-gereç ve malzeme ihtiyaçlarının önceden bildirilmesi gerektiği; sponsorluk veya destek ihtiyacında ise üniversitenin onay sürecinin işletildiği belirtiliyor.
Sponsor Adayları Etkinliğe Uygun Seçiliyor
Sponsor arayışında yalnızca yüksek miktarda destek sağlayabilecek şirketlere odaklanmak yerine etkinliğin konusu ve hedef kitlesiyle uyumlu kurumların değerlendirilmesi önem taşıyor. Öğrencilerin yoğun olarak katılacağı bir kariyer etkinliğinde sektör şirketleri, teknoloji organizasyonlarında teknoloji firmaları, kültür ve sanat etkinliklerinde ise ilgili kurumlar sponsor adayı olarak değerlendirilebiliyor.
Sponsor seçimi, kulübün etkinlik hedefleriyle kurumun faaliyet alanının birbirini destekleyip desteklemediği üzerinden ele alınabiliyor. Sponsorun öğrenciler açısından sunabileceği ürün veya hizmetin etkinliğin içeriğine uygun olması, iş birliğinin daha anlaşılır bir çerçevede kurulmasına yardımcı olabiliyor. Bunun yanında üniversitenin etik ilkeleri, kurumsal politikaları ve sponsorluk konusunda belirlediği sınırlamalar da mutlaka dikkate alınmalı.
Sponsorluk Teklifi Hazırlanıyor
Bir sponsor adayına yalnızca kısa bir mesaj göndererek destek talep etmek yerine etkinliği açıklayan profesyonel bir sponsorluk teklifi hazırlanması süreci daha düzenli hale getirebiliyor. Teklif içerisinde etkinliğin amacı, hedef kitlesi, tahmini katılımcı sayısı, tarih ve mekan bilgileri ile ihtiyaç duyulan destek türü açıklanabiliyor. Kulübün daha önce gerçekleştirdiği faaliyetler ve etkinliğin öğrencilere sağlayacağı katkılar da uygun şekilde aktarılabiliyor.
Teklifte sponsorun sağlayacağı desteğin karşılığında hangi görünürlük imkanlarının sunulabileceği de açıklanabiliyor. Afişte logo kullanımı, etkinlik alanında stant açılması veya sponsorun etkinlik sırasında tanıtılması gibi imkanlar üniversitenin kurallarına uygun olduğu ölçüde değerlendirilebilir. Ancak kulüp tarafından tek başına verilen sözlerin üniversitenin kurumsal onayının yerine geçmediği unutulmamalı.
Ayni Ve Nakdi Sponsorluk Ayrımı Yapılıyor
Sponsorluklarda desteğin niteliği de önemli bir planlama konusu oluşturuyor. Ayni sponsorluk, doğrudan para yerine ürün, ekipman veya hizmet desteği sağlanması anlamına gelebiliyor. Etkinlikte kullanılacak baskı malzemeleri, ikram ürünleri, teknik ekipman veya ödüller bu kapsamda değerlendirilebiliyor. Nakdi sponsorlukta ise kurum tarafından belirli bir mali destek sağlanması söz konusu olabiliyor.
Ancak hangi sponsorluk türünün kabul edilebileceği üniversitenin kendi yönergesine göre değişiyor. Eskişehir Osmangazi Üniversitesi öğrenci kulüplerinin Rektörlük izni doğrultusunda yalnızca ayni sponsorluk desteği alabileceğini ve kendi adlarına gelir elde edemeyeceğini belirtiyor. Buna karşılık İzmir Ekonomi Üniversitesi, Rektörlük izni doğrultusunda ayni veya nakdi sponsorluk desteğine imkan tanıyor ve sponsorluk sözleşmesi yapılmasını şart koşuyor.
Üniversite Onayı Alınmadan Anlaşma Yapılmıyor
Kulüp yönetimlerinin sponsorla görüşme yapması ile resmi sponsorluk anlaşmasının yürürlüğe girmesi aynı süreç olarak değerlendirilmiyor. Üniversitelerin büyük bölümünde dış kuruluşlarla yapılacak sponsorluklarda danışman, Öğrenci Dekanlığı, Sağlık Kültür ve Spor birimleri veya Rektörlük gibi ilgili makamların onayı gerekiyor. Bu nedenle sponsorla görüşmeler başlamadan önce üniversitenin güncel prosedürünün incelenmesi önem taşıyor.
İstanbul Aydın Üniversitesi’nin öğrenci kulüpleri yönergesinde kulüplerin danışmanından izin alarak ve Öğrenci Dekanlığı’nın onayı doğrultusunda sponsorluk desteği alabileceği belirtiliyor. Bilkent Üniversitesi’nde ise sponsorluk sürecinin ön onay formuyla başlatılması ve sözleşmeye geçmeden önce kurumla ilgili bilgilerin ve yükümlülüklerin incelenmesi öngörülüyor.
Sponsorluk Sözleşmesi Hazırlanıyor
Tarafların üzerinde anlaştığı şartların yazılı hale getirilmesi, sponsorluk sürecinin önemli aşamalarından biri olarak öne çıkıyor. Sponsorluk sözleşmesi içerisinde sponsorun sağlayacağı destek, kulübün veya üniversitenin sunacağı görünürlük imkanları, etkinliğin tarihi, tarafların sorumlulukları ve kullanılacak kurumsal materyaller gibi konular yer alabiliyor.
İzmir Ekonomi Üniversitesi, sponsor firma veya kişiyle sponsorluk şartlarının eksiksiz biçimde yer aldığı bir sözleşme yapılmasını zorunlu tutuyor. İstanbul Okan Üniversitesi de sponsor temininde Öğrenci Dekanlığı onayını ve üniversite ile sponsor firma arasındaki sözleşme işlemlerini şartlar arasında gösteriyor. Bu örnekler, sözlü mutabakat yerine üniversitenin belirlediği resmi sözleşme sürecinin takip edilmesinin önemini ortaya koyuyor.
Sponsor Görünürlüğü Üniversite Kurallarına Göre Düzenleniyor
Sponsorun etkinlikte nasıl tanıtılacağı da anlaşmanın önemli parçalarından biri olabiliyor. Etkinlik afişlerinde logo kullanımı, etkinlik alanında sponsor standı oluşturulması, dijital duyurularda sponsorun belirtilmesi veya etkinlik sırasında teşekkür edilmesi gibi farklı görünürlük yöntemleri kullanılabiliyor. Ancak bunların tamamının üniversitenin kurumsal iletişim ve reklam kurallarına uygun olması gerekiyor.
İstanbul Aydın Üniversitesi, sponsorluk görüşme ve anlaşmalarında üniversitenin ve kulüplerin adının ve logosunun yalnızca üniversite yönetiminin izin verdiği formatlarda kullanılabileceğini belirtiyor. Eskişehir Osmangazi Üniversitesi de sponsor firma stantları, reklam ve basılı materyaller gibi ilave taleplerin Rektörlüğe yazılı olarak bildirilmesini şart koşuyor.
Sponsorla İletişim Profesyonel Yürütülüyor
Sponsor adaylarıyla kurulacak iletişimde kulübün kendisini ve etkinliği açık biçimde tanıtması gerekiyor. Görüşmeler sırasında etkinliğin hedef kitlesi, tahmini katılımcı sayısı, etkinliğin konusu ve sponsor açısından ortaya çıkabilecek görünürlük imkanları anlatılabiliyor. Hazırlanan teklif dosyasının toplantı öncesinde paylaşılması da karşı tarafın etkinlik hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmesine yardımcı olabiliyor.
Sponsor iletişimi yalnızca destek talebinin iletilmesiyle sona ermiyor. Etkinlik tarihindeki değişiklikler, sponsorun sağlayacağı malzemelerin teslim zamanı, logo ve görsel kullanımı gibi konularda düzenli iletişim kurulması gerekebiliyor. Kulüp içerisinde sponsor ilişkilerinden sorumlu bir kişinin belirlenmesi, farklı taraflardan gelen bilgilerin tek merkezde toplanmasına yardımcı olabiliyor.
Mali Ve İdari Kayıtlar Tutuluyor
Sponsorluk kapsamında sağlanan ürün, hizmet veya mali desteğin kayıt altına alınması gerekiyor. Üniversitenin mali prosedürüne göre fatura, makbuz, teslim tutanağı, sözleşme veya farklı belgeler talep edilebiliyor. Bu belgelerin düzenli şekilde saklanması, etkinlik sonrasında yapılacak raporlama ve denetim süreçlerini kolaylaştırabiliyor.
İzmir Ekonomi Üniversitesi, kulüp çalışmalarındaki mali işlemlerin ilgili birimin onayına tabi olduğunu ve faaliyetlerin gelir-gider bilgilerinin faaliyet sonunda kayıt altına alınması gerektiğini belirtiyor. MEF Üniversitesi de sponsorluk anlaşmalarından elde edilen gelirler için Öğrenci Dekanlığı’nın onayını ve kulüp mali kayıtlarının düzenli tutulmasını öngörüyor.
Etkinlik Sonrası Sponsor İlişkileri Sürdürülebiliyor
Etkinlik tamamlandıktan sonra sponsorla iletişimin sona ermesi gerekmiyor. Kulüp, etkinliğin gerçekleştiğini ve sponsora verilen taahhütlerin yerine getirildiğini gösteren bilgileri paylaşabilir. Etkinlik fotoğrafları, katılımcı sayısı, gerçekleştirilen çalışmalar ve varsa medya görünürlüğü üniversitenin izin verdiği ölçüde sponsora sunulabiliyor.
Bu süreç aynı zamanda gelecekteki etkinlikler için kurumsal bir iletişim zemini oluşturabiliyor. Ancak sonraki bir etkinlikte yeniden sponsorluk alınması düşünülüyorsa yeni organizasyonun kapsamı ve sponsorluk koşulları tekrar değerlendirilmelidir. Önceki etkinlikte yaşanan sorunların ve elde edilen geri bildirimlerin kaydedilmesi, sponsorluk yönetimi sürecinin geliştirilmesine katkı sağlayabiliyor.
Sponsorluk Süreci Kulüp Yönetiminin Planlamasını Destekliyor
Öğrenci kulüplerinde sponsorluk çalışmaları, etkinliğin ihtiyaçlarının belirlenmesiyle başlayan ve etkinlik sonrasında kayıtların tamamlanmasına kadar devam eden kapsamlı bir süreç oluşturuyor. Sponsor adaylarının belirlenmesi, teklif hazırlanması, üniversite onaylarının alınması, sözleşmenin düzenlenmesi ve sponsor görünürlüğünün planlanması bu sürecin farklı aşamalarını meydana getiriyor.
Üniversitelerin sponsorluk konusunda aynı kuralları uygulamadığı görülüyor. Bazı kurumlar yalnızca ayni desteğe izin verirken bazı üniversiteler belirli şartlarla nakdi sponsorluk da kabul edebiliyor. Bu nedenle kulüp etkinliklerinde sponsorluk almak isteyen yönetimlerin öncelikle kendi üniversitelerinin güncel öğrenci kulüpleri yönergesini ve ilgili birimlerin başvuru şartlarını incelemesi gerekiyor. Sponsorluk sözleşmeleri, reklam ve logo kullanımı, mali kayıtlar ve etkinlik izinleri gibi konularda kurumun belirlediği resmi süreçlere uyulması, organizasyonun üniversite kuralları çerçevesinde yürütülmesine yardımcı oluyor.
